¿Cómo crear automatizaciones desde cero para tu startup?
Automatizaciones con Zapier: Caso práctico de Growth Morning
En el mundo del producto, negocios y el marketing digital, la automatización se ha convertido en un pilar clave para escalar procesos sin aumentar significativamente los costos operativos.
Una de las herramientas más poderosas para lograrlo es Zapier, una plataforma de automatización que permite conectar diferentes aplicaciones sin necesidad de programación.
En este artículo, exploraremos cómo utilizamos Typeform y Zapier desde Growth Morning para construir un producto digital basado en el libro de nuestro socio en la consultora Auke Van Deutekom, “Domina las claves de Growth: 10 fundamentos” aprovechando variables dinámicas y flujos inteligentes de respuesta.
Si quieres explorar el producto te dejamos el link aquí
Creando un producto basado en un framework
Decidimos convertir los fundamentos de Growth del libro de Auke en una herramienta interactiva que permitiera a los usuarios evaluarse y recibir insights personalizados basados en sus respuestas con el objetivo de ayudar a las startups y corporaciones a entender cuál es su nivel de Growth y tengan tips accionables para ejecutar y/o profundizar más
Para ello, se diseñó un cuestionario que capturaba información clave de los usuarios y generaba un acumulado de respuestas por fundamento a través del uso de variables y sumatorias dentro de la plataforma.
El reto era transformar estos datos en valor inmediato para el usuario sin intervención manual.
Aquí es donde entra en juego la automatización
Pasos para crear un producto automatizado desde cero
1. Creación del Cuestionario Inteligente en Typeform
Uso de Variables y Sumatorias
Typeform no solo permite crear formularios interactivos, sino también manejar lógica condicional y variables para procesar información en tiempo real.
En este caso, configuramos un sistema en el que cada pregunta sumaba puntos a distintas variables representando los fundamentos clave del libro
Ejemplo:
• Pregunta 1: ¿Te consideras una persona disciplinada?
• Opción A: 5 puntos para “Disciplina”
• Opción B: 3 puntos para “Disciplina”
• Opción C: 1 punto para “Disciplina”
En Typeform nos dirigimos a “Logic” y en el botón de variables, definir variables que funcionen para acumular puntajes. En nuestro caso el formulario te permite cargar puntajes mientras vas avanzando.
Adicionalmente, en la opción de “Add Logic” seleccionamos “Branching”. Desde aquí puedes definir las reglas con las que se relaciona cada página. En esta sección podrás agregar la lógica por la cual se van acumulando puntajes.
Por ejemplo, para la pregunta 8 en donde se define que si la opción escogida es “Yes” se añadiría un 1 a la variable de “score”.
Al finalizar el cuestionario, Typeform acumulaba los puntos por fundamento y generaba una interpretación basada en los resultados.
Esto se almacena en un repositorio de Typeform que posteriormente será enviado a Zapier.
2. Integración con Zapier: Orquestando la Automatización
Una vez obtenido el puntaje acumulado por fundamento en Typeform, la información necesitaba ser procesada y devuelta al usuario de forma automatizada. Aquí es donde Zapier entró en acción.
Para orquestrar la automatización, nos creamos una cuenta en Zapier.
Desde aquí, nos dirigimos a la sección de “Zaps” es aquí donde se registran las automatizaciones.
Flujo en Zapier
1. Trigger: Nueva Respuesta en Typeform
Un trigger es una señal que inicia el flujo que definamos en Typeform. En mi caso, quiero que el flujo se ejecute cada vez que se responde el formulario (New Entry).
Posteriormente, se inicia sesión por medio de una integración con Google y se obtienen los formularios sobre los cuales se ejecutará el flujo. En mi caso, el formulario era “Los 10 Fundamentos de Growth”.
Cada vez que un usuario completaba el cuestionario, Zapier capturaba los datos y los organizaba.
2. Procesamiento con ChatGPT
Zapier enviaba los puntajes a ChatGPT, quien generaba un análisis personalizado con base en los fundamentos identificados. Por ejemplo:
“Según tus respuestas, tu fortaleza principal es la Disciplina, pero podrías mejorar en Resiliencia. Aquí tienes algunos consejos…”
Zapier permite generar la integración con ChatGPT, para ello tendrás que crearte una cuenta en Open AI.
Ingresamos a Open AI y nos registramos. Aparecerá una pantalla como esta al iniciar sesión:
Finalmente, dentro de la cuenta deberás dirigirte a la sección de “API reference” y seleccionar la opción de “API Keys”. Aquí, luego de un pago de mínimo 5 dólares, podrás generar credenciales para integrar tu cuenta de Open AI con distintas plataformas.
El precio de 5, 10 o 20 dólares te permite utilizar el API, donde cada consulta te devolverá una cantidad de palabras, cada palabra es considerada un Token. Como ves, tendrás la capacidad de generar varios prompts antes de que comience a ser costoso ejecutar el proceso.
Sobre el prompt:
Una vez tenemos todo listo, volvemos a Zapier y en la sección de configuración, definimos el Prompt. En nuestro caso tratamos de optimizarlo lo máximo posible. El resultado del prompt siempre deberá estar en formato JSON, esto es MUY IMPORTANTE. El formato JSON te permitirá integrar este mensaje a otras plataformas. Basta con que incluyas una indicación en el prompt que evidencie que el resultado final deberá estar en este formato.
El Prompt:
A continuación, se comparte un ejemplo de cómo quedó el prompt:
3. Envío de Respuesta Personalizada por Email
Finalmente, Zapier integraba Gmail o cualquier servicio de email para enviar el análisis generado al usuario de manera automática. Para esto, bastará con ingresar Gmail a la integración e iniciar sesión.
En la configuración seleccionamos la opción de ChatGPT. En mi caso hice el correo en HTML para que el formato no se altere.
Finalmente probamos el flujo y publicamos.
3. Resultados y Beneficios del Flujo Automatizado
Este sistema nos permitió transformar un libro en un producto interactivo sin necesidad de desarrollar software desde cero.
Algunas ventajas clave fueron:
Escalabilidad: Se puede procesar cientos de respuestas sin intervención manual
Personalización: Cada usuario recibe un análisis basado en sus respuestas, sin necesidad de analistas humanos
MVP: Sin necesidad de programadores o infraestructura compleja logramos poner un producto en el mercado rápidamente
Engagement: La experiencia del libro se trasladó al mundo digital
Si quieres mejorar tus habilidades de Problem Solving, ¡tenemos la oportunidad perfecta para ti!
Conclusión
Esto demuestra cómo herramientas como Typeform, Zapier, ChatGPT y Gmail pueden transformar contenido estático en productos digitales interactivos.
La clave está en la correcta estructuración de datos, el uso de variables y la integración con sistemas como ChatGPT y email marketing para cerrar el ciclo de valor.
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